Hệ thống quản lý nội dung - Content management system(CMS)

Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là gì?

Hệ thống quản lý nội dung (CMS) là một ứng dụng dùng để quản lý nội dung, cho phép nhiều người dùng cùng tạo, chỉnh sửa và xuất bản nội dung. Nội dung trong CMS thường được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu và hiển thị trên lớp trình bày dựa trên các mẫu, giống như một trang web.

Các chức năng phổ biến của một CMS bao gồm:

• Tạo nội dung: Cho phép người dùng dễ dàng tạo và định dạng nội dung.
• Lưu trữ nội dung: Lưu trữ nội dung ở một nơi, theo một cách nhất quán.
• Quy trình làm việc: Phân quyền quản lý nội dung dựa trên vai trò như tác giả, biên tập viên và quản trị viên.
• Xuất bản: Cho phép phần mềm biết khi nào và nơi nào nội dung sẽ được đăng tải.
• Tối ưu hóa: Giúp cải thiện trải nghiệm số và học hỏi từ nội dung của bạn.

Lợi ích của hệ thống quản lý nội dung

Một lợi ích lớn của CMS là tính hợp tác. Nhiều biên tập viên có thể đóng góp, lập lịch hoặc quản lý nội dung để xuất bản. Bởi vì giao diện người dùng thường dựa trên trình duyệt, CMS có thể truy cập từ bất cứ đâu bởi bất kỳ số lượng người dùng nào.

Lợi ích thứ hai của CMS là nó cho phép những người không có kỹ thuật, không biết các ngôn ngữ lập trình, dễ dàng tạo và quản lý nội dung của họ. Các trình biên tập kéo thả của một nền tảng quản lý nội dung điển hình cho phép người dùng nhập văn bản và tải lên hình ảnh mà không cần biết HTML hay CSS (ngôn ngữ lập trình).

Khi một công ty sử dụng CMS để xuất bản các trang web của mình, nó giảm sự phụ thuộc vào các nhà phát triển front-end để thay đổi trang web, làm cho việc xuất bản các trang web mới nhanh chóng và dễ dàng hơn, cải thiện trải nghiệm số cho người dùng và khách truy cập.

Khi một công ty sử dụng CMS để xuất bản nội dung lên các kênh khác - như mạng xã hội, ứng dụng di động và thương mại điện tử, nó có thể giảm đáng kể lượng phát triển mà công ty cần thực hiện và làm cho việc phân phối nội dung đến các kênh khác nhau dễ dàng hơn cùng lúc.

Sự khác biệt giữa trang web và CMS là gì?

Tóm tắt, một trang web là tập hợp các trang web bạn có thể duyệt qua và CMS là phần mềm mà trang web đó chạy trên.

Wikipedia có thể mô tả điều này tốt nhất - "một trang web là tập hợp các trang web và nội dung liên quan được xác định bởi một tên miền chung và được xuất bản ít nhất trên một máy chủ web."

Ngược lại, CMS hay Hệ Thống Quản Lý Nội Dung, là một phần mềm cho phép bạn lưu trữ, quản lý và xuất bản các trang web đã nói. Hầu hết các trang web sử dụng hệ thống quản lý nội dung, nhưng bạn có thể tạo một trang web mà không cần CMS, viết trực tiếp bằng một ngôn ngữ lập trình như HTML và CSS. Tuy nhiên, thường thì dễ dàng hơn khi sử dụng CMS để quản lý nội dung cho biên tập viên thay vì xây dựng một trang web từ mã.

Một số ví dụ về CMS

Mặc dù có hàng trăm nền tảng CMS với các chức năng riêng biệt, một số nhà cung cấp CMS tốt nhất và phổ biến nhất là:

• Wordpress
• Drupal
• Optimizely CMS
• Contentful
• Squarespace
• Wix

Cụ thể đối với các cửa hàng trực tuyến, mặc dù Optimizely Monetize, Adobe Magento và Shopify cũng quản lý nội dung tương tự như một CMS, chúng thường không được coi là CMS thực thụ mà là nền tảng thương mại điện tử với một số tính năng bổ sung.

Cần tìm gì trong một CMS

Trước khi chọn hệ thống quản lý nội dung, bạn nên bắt đầu bằng cách suy nghĩ về cách trang web và nội dung của bạn sẽ được tiêu thụ.

Bạn cần bắt đầu bằng cách lập danh sách các mục tiêu bạn đang cố gắng đạt được cũng như bất kỳ yêu cầu cụ thể nào bạn có thể có. Điều này sẽ giúp bạn chọn đúng hệ thống quản lý nội dung – cái hỗ trợ các yêu cầu kinh doanh của bạn – thay vì cái phổ biến hoặc được yêu thích nhất. Các mục tiêu phổ biến cho CMS bao gồm thu hút nhiều độc giả hơn trên blog, tăng doanh số trong cửa hàng hoặc tối ưu hóa nội dung của bạn cho các công cụ tìm kiếm (SEO).

CMS có nhiều hình dạng và kích cỡ, mỗi cái có một bộ tính năng và lợi ích riêng. Một số phù hợp lý tưởng cho các blogger; những cái khác có thể được tùy chỉnh cho các trang thương mại điện tử với các tính năng về định giá và chức năng cửa hàng trực tuyến. Cụ thể sẽ thay đổi dựa trên quy mô công ty, nhu cầu và tài nguyên của bạn.

Dưới đây là một số câu hỏi để cân nhắc khi chọn CMS phù hợp nhất với tình huống của bạn:

• Ngân sách của bạn là bao nhiêu?

  • Nếu bạn có nguồn tài chính vô hạn để chi tiêu, có những hệ thống quản lý nội dung rất phức tạp với các tính năng được thiết kế để làm cuộc sống của những người tạo nội dung và biên tập viên dễ dàng hơn. Tuy nhiên, với ngân sách hạn chế, sự lựa chọn của bạn sẽ bị giới hạn hơn. Hệ thống quản lý nội dung web của bạn sẽ cần hosting, vì vậy, tốt nhất là cân nhắc chi phí cho một tên miền và hosting web khi quyết định.

• Hệ thống quản lý nội dung cần hỗ trợ những loại nội dung và quy trình nào?

  • Tiếp theo, hãy suy nghĩ về những loại nội dung số nào sẽ được quản lý trong CMS. Nếu bạn chỉ xuất bản các bài viết blog, một CMS đơn giản có thể đủ. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, các trang web và ứng dụng có các loại nội dung khác nhau. Công ty của bạn có cần xuất bản hàng trăm video mới mỗi ngày không? Thay đổi giá trên hàng ngàn sản phẩm mỗi ngày? Lưu trữ hình ảnh cho các bài đăng blog?

• CMS cần hỗ trợ hoặc tích hợp với những công nghệ nào?

  • Nếu công ty của bạn đã sử dụng một chương trình CRM hoặc phân tích web như Google Analytics, bạn sẽ cần cân nhắc một CMS có tích hợp với phần mềm tiếp thị trực tuyến hiện có. Nếu bạn có các nhà phát triển nội bộ, một API và tài liệu vững chắc cũng có thể cần thiết.

• Dễ dàng tạo và chỉnh sửa nội dung đến mức nào?

  • Hầu hết các CMS hiện đại đều có trình biên tập kéo-thả ngay từ đầu, cho phép bạn kéo và thả nội dung lên một trang và xuất bản nó với bản xem trước trực quan của trang. Tuy nhiên, trong một số trường hợp, nội dung số của bạn có thể không chỉ là các trang đơn giản để xuất bản lên trang web. Vì vậy, tốt nhất là đánh giá mức độ dễ dàng để xuất bản những gì bạn đang muốn viết và tạo.

• Sẽ có bao nhiêu người làm việc trên CMS?

  • Tùy thuộc vào quy mô của trang web hoặc công ty của bạn, bạn sẽ có những yêu cầu khác nhau. Các công ty lớn thường có những yêu cầu nghiêm ngặt hơn đối với các ứng dụng quản lý nội dung và thậm chí có thể yêu cầu các tính năng chỉ có trong hệ thống quản lý nội dung doanh nghiệp.

• Bạn sẽ đo lường thành công như thế nào?

  • Tùy thuộc vào mục tiêu của CMS của bạn, như một blog hay một trang thương mại điện tử, bạn nên cân nhắc sử dụng nền tảng phân tích web như Google Analytics hoặc Mixpanel để đo lường chuyển đổi. Một CMS cho phép các biên tập viên thay đổi nhanh chóng nội dung của bạn mà không cần đến một nhà phát triển front-end. Bạn có thể đo lường cách những thay đổi này ảnh hưởng đến trang web của bạn bằng cách chạy một thử nghiệm A/B. Phần mềm CMS tuyệt vời cho phép bạn thực hiện tối ưu hóa này một cách dễ dàng, mà không cần xây dựng các phần bổ sung và tích hợp phức tạp.

• Nền tảng có thân thiện với SEO không?

  • Trong hầu hết các trường hợp, khách truy cập sẽ đến trang web của bạn thông qua các công cụ tìm kiếm tự nhiên như Google. Ngay cả khi bạn rất hoạt động trên các kênh khác như mạng xã hội, bạn sẽ muốn đảm bảo trang web của mình có thể được tìm thấy khi (các) khách hàng tiềm năng tìm kiếm. Nếu việc được liệt kê tốt trên các công cụ tìm kiếm (SEO) quan trọng với công ty của bạn, một CMS có tự động hóa các tác vụ tối ưu hóa cơ bản trên trang như thẻ tiêu đề, URL, thẻ alt trên hình ảnh, và cấu trúc liên kết nội bộ hợp lý là rất có giá trị.

• Nó được xây dựng trên công nghệ nào?

  • Hầu hết các nền tảng CMS sử dụng các mẫu tùy chỉnh và tích hợp với các hệ thống tiếp thị hiện có của bạn. Điều này có thể yêu cầu công việc từ một nhà phát triển hoặc cơ quan thực hiện, nếu bạn không có các nhà phát triển nội bộ, và không phải tất cả các nhà phát triển và cơ quan đều có thể làm việc với mọi CMS. Do đó, điều quan trọng là chọn phần mềm mà các nhà phát triển và cơ quan của bạn biết cách làm việc. Các nhà phát triển thường biết một tập hợp các ngôn ngữ lập trình và hầu hết các hệ thống quản lý nội dung được xây dựng trên php, .NET hoặc Javascript phía máy chủ.

• Nó được hỗ trợ tốt đến mức nào?

  • Một số kiểm tra thường bị bỏ qua bao gồm:

    • CMS có được cập nhật thường xuyên không
    • CMS có sử dụng công nghệ mới nhất không
    • Lỗi và vấn đề bảo mật được giải quyết nhanh chóng như thế nào
    • Đội hỗ trợ lớn và toàn cầu như thế nào. Nếu bạn là công ty quốc tế, điều này càng quan trọng hơn
    • Cộng đồng phát triển phía sau phần mềm có lớn và hạnh phúc không
      
      

  Hầu hết các CMS mã nguồn mở đều có cộng đồng phát triển lớn, nhưng vì một số hệ thống được nhắm mục tiêu nhiều hơn vào các nhà phát triển, nên có thể khó phân tích tất cả thông tin cho người dùng không chuyên về kỹ thuật. Thực hành tốt là tìm kiếm sự kết hợp của nội dung dành cho nhà phát triển và người thực hành (biên tập viên, nhà thiết kế, nhà văn) và các mẫu chuẩn. Lợi thế của một cộng đồng lớn là số lượng trợ giúp và tài liệu trực tuyến bạn sẽ tìm thấy về hầu hết các khía cạnh của tùy chỉnh. CMS của Optimizely cũng có một diễn đàn lớn và hoạt động cho các nhà phát triển có thể giúp đỡ trang web hoặc ứng dụng của bạn.